Design of an Event

In the design of an event, there are hundreds and perhaps thousands of small things that matter. 행사를 기획하고 진행하다 보면 별 것 아닌 것 같아도 세심한 주의가 필요한 것들이 얼마나 많은지 모릅니다.

Duct tape keeps wires in place. It keeps people from stumbling over. Try to use the duct tape with a color that goes well with the floor. 전선에 발이 걸리지 않도록 잡아주는 포장용 테이프입니다. 기왕이면 바닥색에 맞추는 것이 좋습니다. You need enough time to test the projector beforehand for a perfect show. Blurry screen gives the audience an excuse to doze off during the presentation. 슬라이드쇼를 제대로 하려면 프로젝터가 제대로 작동하는지 일찌감치 나와서 확인해야 합니다. 화면이 흐릿하게 보이면 집중하기 어렵습니다. Proper kind of chairs do matter. 의자도 제대로 된 것을 써야죠. Notepad and pen or pencil do help as well. People often forget to bring their writing device. 공책이나 연필, 펜 등을 갖추는 것도 중요합니다. 필기구를 가져오지 않는 사람도 종종 있으니까요. Wireless microphones should be easy to turn on and turn off. Water bottles should be easy to open. Glasses should be clean and spotless. The name plate should be legible from a certain distance. The names should be spelled correctly. 무선 마이크의 작동이 어려우면 곤란하죠. 음료수 병마개도 쉽게 열리는지 확인해 보세요. 유리잔은 물론 깨끗해야겠고 명패에 쓰인 글씨는 멀리서도 눈에 보여야 합니다. 이름 철자가 틀리지는 않았는지 다시 한번 확인해보세요. Fine dining should be served with careful attention to details. If your dish does not come while others start to eat, it can make you feel pretty nervous. Also, remember there are people who do not eat meat, wine, gluten or foie gras. 음식을 서빙할 때도 세심한 주의가 필요합니다. 한 테이블에 둘러 앉았는데 자기 음식이 조금이라도 늦게 나오면 의외로 불안불안하답니다. 그리고 육류, 술, 밀가루 음식, 또는 거위간 등을 못 먹는 사람도 간혹 있다는 사실, 꼭 기억하시기 바랍니다. Refreshments are needed during breaks. 쉬는 시간에는 간단한 간식거리를 준비하세요. And a right kind of doorstop can help a lot. Really. 뭐 그런 거 가지고 그러냐 하실지 몰라도 행사를 치르다보면 문고정장치 같이 사소한 물건도 제대로 작동한다는 사실이 얼마나 중요한지 모릅니다.` – – – 행사 한번 치르는데 신경써야 할 곳도 많고 일손이 많이 필요하다보니 한참 급할 때는 같이 일하는 사람이 한 명 있고 없고가 차이가 많이 난다. 성경 누가복음 10장 38-42절에서 마르다라는 여인이 집에서 손님을 치르는데 마리아라는 이름의 동생은 도와주지도 않고 손님과 같이 앉아 있어서 언니로서 하소연을 하는 장면이 나오는데 한편으로는 그녀의 마음이 이해가 간다.

그들이 길 갈 때에 예수께서 한 마을에 들어가시매 마르다라 이름하는 한 여자가 자기 집으로 영접하더라. 그에게 마리아라 하는 동생이 있어 주의 발치에 앉아 그의 말씀을 듣더니, 마르다는 준비하는 일이 많아 마음이 분주한지라 예수께 나아가 이르되 주여 내 동생이 나 혼자 일하게 두는 것을 생각하지 아니하시나이까 그를 명하사 나를 도와 주라 하소서. 주께서 대답하여 이르시되 마르다야 마르다야 네가 많은 일로 염려하고 근심하나 몇 가지만 하든지 혹은 한 가지만이라도 족하니라 마리아는 이 좋은 편을 택하였으니 빼앗기지 아니하리라 하시니라.

– 누가복음 10:38-42

위의 이야기를 이벤트 디자인 관점에서 본다면 손님을 모시는 입장에서는 융숭한 대접(hospitality)을 제공하고 싶은데 정작 손님은 그것보다는 같이 이야기나 좀 하고 싶어할 경우 융숭한 대접을 희생하고 소박한 대접으로 바꾸어 손님의 기대를 충족시키는 것이 더 낫다는 의미로 해석할 수 있겠다. 다시 말해 큰 행사에서는 세세하게 신경써야 하는 것들이 많지만 모임의 가장 중요한 목적을 달성할 수만 있다면 사소한 실수나 부족도 눈감아 줄 수 있는 것이다.

예전에 우리집에서 손님을 모시면 어머니는 부엌에서 요리를 준비하시고 부지런히 식탁까지 실어나르시느라 정작 손님과 같이 앉아 이야기를 나누실 틈조차 없으셨던 것이 기억에 남아있다. 식탁에서의 어머니의 부재가 더욱 심각하게 느껴졌던 것은 식탁에 앉으신 아버지는 손님과 거의 대화를 나누지 않으셨기 때문이다. (그도 그럴 것이 손님으로 오시는 분들은 주로 어머니께서 초대하신 어머니의 손님이셨기에 평소에도 식탁에서의 대화가 익숙하지 않으신 아버지로서는 손님을 앉혀놓고 말씀도 없이 조용히 밥을 드시는–그것도 TV가 켜져있으면 더욱 그랬다–그런 어색한 분위기에 나는 몸둘바를 몰랐었다.) 한편으로는 한국의 전통적인 손님 접대란 “밥을 먹이는 것”이어서 그럴 수도 있었겠다는 이해는 가지만 어쨌거나 나에게 있어 누군가를 집에 손님으로 초대한다는 것은 이런 난감한 상황을 동반하는 것이기에 항상 부담스러웠다.

그러기에 이벤트 디자인은 전체적인 사양을 간소화하고 표준화해서 신경을 써야하는 것을 최소화하고 모임의 진정한 목적이 구현되도록 설계해야 한다. 환경의 세팅을 전문업체에게 일임하는 것도 그 방편 중 하나다. 위의 나온 사진은 지난 10/21-24일 기간 중 열린 행사의 사진인데 대부분 행사장인 호텔 측에서 마련해 준 것이다. 호텔에서는 허구한 날(day in and day out) 하는 것이기에 짧은 시간에 세세한 부분까지 척척 준비해 주어 행사 주최측에서는 행사의 목적에 집중할 수 있었다. 행사의 작은 부분까지 일일히 다 챙기려고 했다면 짜증은 짜증대로 나고 같이 일하는 동료들을 원망하고 손님들에게는 불편을 안겨주었을 텐데 남에게 맡길 수 있어서 천만다행이었다.